Analyse et benchmark des coûts récurrents des SI - Philippe Toro, Atos

Analyse et benchmark des coûts récurrents des SI : plus qu’une opportunité, une nécessité pour les collectivités ?

Philippe Toro, Leader Expert de la Practice Gouvernance IT, Atos

 

Au sein des collectivités territoriales, la DSI est prise entre deux feux : d’un côté, on attend d’elle qu’elle soit le moteur de l’efficience des services et la vitrine de la modernité de la collectivité ; de l’autre, elle est pressée de réduire ses coûts dans un contexte budgétaire tendu. L’analyse TCO donne à la DSI et à la Direction Générale des Services une vision globale des coûts et leurs mises en perspectives qui permettent de concilier ces exigences antagonistes et facilite le dialogue de gestion.

 

Pour prioriser ses actions et défendre ses choix, le DSI ne peut plus se reposer sur un discours et des indicateurs purement techniques. Il lui faut des arguments financiers et de qualité de service, qui traduisent en outre sa connaissance de ses systèmes, de son organisation et de leur contribution aux métiers. Converti en équivalent temps plein, un taux d’indisponibilité (et donc, in fine, son coût) sera bien plus convaincant qu’exprimé en pourcentage !

 

La démarche TCO (Coût total de possession en Français) répond à ce besoin de vulgarisation et de communication et par ce biais, est un vecteur important de conviction des décideurs. Elle pose les bases sur lesquelles la DSI peut bâtir un plan d’action visible, opérationnel, qui contribuera à la modernisation de la collectivité. Il s’agit d’une analyse macroscopique des coûts récurrents de l’informatique, confrontés aux pratiques d’organisations similaires et aux perspectives d’évolution de l’activité. Examiner les coûts dans leur globalité et les mettre ainsi en perspective permet d’initier et d’organiser la réflexion, et d’identifier les leviers d’optimisation.

 

Démarche courte, légère et industrialisée, l’analyse TCO s’appuie sur une description du métier, de l’architecture technique du SI, d’une évaluation de sa complexité, et d’un recensement des pratiques opérationnelles. Ce dernier aspect est particulièrement important, car il permet d’intégrer les coûts de personnel et certains coûts cachés, comme l’autoformation des utilisateurs finaux.

 

Grâce à un modèle fruit de l’expérience d’Atos, les éléments techniques et métiers sont convertis en coûts. Un benchmark permet de situer la performance, et donc de définir un TCO cible ainsi que des axes de progrès. L’étude dégage en général une dizaine de leviers d’optimisation, dont certains peuvent être mis en œuvre très rapidement. D’autant qu’en permettant de simuler leur impact, le modèle fournit des arguments pour pousser les projets d’évolution envisagés.

 

Dans les collectivités, ces actions prioritaires concernent souvent la rationalisation des équipements (serveurs ou périphériques, par exemple), la réduction de la complexité matérielle et logicielle (avec un usage renforcé du libre par exemple), l’ajustement des niveaux de services aux besoins réels, le renforcement des pratiques opérationnelles de la DSI, et une coopération plus étroite et structurée entre l’informatique et les métiers.

 

Selon les choix de mise en œuvre, on observe généralement une réduction de 5 % à 15 % des coûts dès la première année, à périmètre constant (chaque nouveau projet mis en production ajoute en effet aux coûts de fonctionnement). Démarche elle-même récurrente, le TCO devient ainsi pour la DSI de la collectivité la jauge autant que l’accélérateur de ses progrès.

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